World

प्रशासनात बुडत आहात? आपल्या डायरी, इनबॉक्स – आणि जीवनाचे नियंत्रण पुन्हा मिळविण्यासाठी 14 उत्पादकता हॅक्स | वेळ व्यवस्थापन

एसआमच्यातील ओमे प्रशासकासह पूर्णपणे निराश आहेत, इतर इतके चांगले ते ते जगण्यासाठी करतात. आपले कार्य जीवन नियंत्रणाखाली आणण्याचे उत्तम मार्ग कोणते आहेत? प्रशासक त्यांच्या उत्पादकता टिपा आणि कार्यक्षमता हॅक्स सामायिक करतात.

आपल्या दिवसाची योजना करा…

मिल्टन केनेसमधील फॉक्सवॅगन ग्रुप यूके येथे उत्पादन नियोजन आणि नेटवर्क विक्रीच्या प्रमुखांचे प्रशासक क्लॉडिन हॉपगुड म्हणतात, “सकाळी पहिली गोष्ट म्हणजे मी ईमेलमधून आणि दिवसाची योजना तयार करण्यासाठी अर्धा तास घालवतो. “आपण आपल्या दिवसाच्या 100% वेळापत्रक कधीही अनुसूचित करू शकत नाही; मी 80% शेड्यूल करतो, आणि इतर 20% अप्रत्याशित व्यत्ययांना परवानगी देतात.”

दिवसाची सुरुवात एका योजनेसह करा. छायाचित्र: मॉडेलद्वारे पोस्ट केलेले; मारिया कोर्निवा/गेटी प्रतिमा

… आणि तुमचा आठवडा

“आपल्या आठवड्याचे चांगले विहंगावलोकन करा,” असे आघाडीचे आभासी सहाय्यक सुझान एकपेनियॉंग म्हणतात व्हीएएसची एजन्सी ती पूर्व लंडनच्या वुडफोर्ड येथून चालते. “आपली उपलब्धता तपासा आणि ते तुमच्यासाठी कार्य करते की नाही. आपल्याकडे पुरेसा डेस्क वेळ आहे का? तुम्ही जास्त प्रवास करत आहात का? हे तुमच्या वैयक्तिक आयुष्याभोवती कार्य करते का? तुमची उर्जा त्या आठवड्यासारखी काय असेल? मला वाटते की प्रत्येकाने त्यांच्या डायरीकडे उर्जा दृष्टीकोनातून पाहण्याची आणि तेथे पुरेसे शिल्लक आहे की नाही हे पाहण्याची सवय लावली पाहिजे.”

प्रथम सर्वात कठीण काम मिळवा

हॉपगूड म्हणतो, “मी प्रथम बेडूक खातो,” प्रेरणादायक स्पीकर ब्रायन ट्रेसीच्या सिद्धांताचा उल्लेख करतो की आपण दिवसातून बाहेर पडण्यासाठी आपल्या सर्वात कंटाळवाणा कार्याने दिवसाची सुरुवात केली पाहिजे. “विलंब हा राजा आहे. जर आपण सतत काम करावयाची तीन कार्ये सोडली तर आपल्याला माहित आहे की ते पूर्ण होणार नाहीत. म्हणून प्रथम ते पूर्ण करा आणि नंतर डोपामाइनला धडक द्या.”

आपल्या कॅलेंडर सूचना जास्तीत जास्त करा

“आपल्या डायरी सिस्टमवर आपल्याकडे सूचना सेट केल्या आहेत याची खात्री करा,” एक्पेनयॉंग म्हणतात. “Google किंवा आउटलुक कदाचित एखादी गोष्ट सुरू होण्याच्या 15 मिनिटांपूर्वी एक अधिसूचना देऊ शकेल परंतु, जेव्हा आपण मीटिंग किंवा भेटीची स्थापना केली, तेव्हा तीन दिवसांपूर्वी, दोन दिवसांपूर्वी वगैरे अधिसूचना देणे उपयुक्त ठरेल, जेणेकरून आपण आपल्या तयारीच्या वर असाल. हे आपल्याला शेवटच्या क्षणी ताणतणाव न ठेवण्यास मदत करते.”

क्रेग ब्रायसन सहमत आहे. मेफेयरमधील एका खासगी इक्विटी कंपनीचे कार्यकारी सहाय्यक, जे आय होस्ट करते पॉडकास्ट प्रशासकांसाठी, म्हणतात: “मी माझ्या मोबाइल कॅलेंडरचा उपयोग वाढदिवस आणि वर्धापन दिन लक्षात ठेवण्यासाठी – माझ्याकडे 46 चुलत भाऊ आहेत, म्हणून मला त्या वर असणे आवश्यक आहे. मी नेहमीच टिप्पणी ऐकतो, ‘अरे, तू एक माणूस आहेस – तू मल्टीटास्क करण्यास सक्षम आहेस का?'”

चार डीएसचे पालन करा

“आपला इनबॉक्स टाकण्यासाठी हे छान आहे,” एकेनयॉंग म्हणतात. डीएस स्टँड स्टँड फॉर डू, डिफर, प्रतिनिधी आणि हटवा. “करा या क्षणी आपल्याला काय करण्याची आवश्यकता आहे; स्थगिती हे नंतरपर्यंत, म्हणून कदाचित त्या क्षणी आपल्या करण्याच्या कामांच्या यादीमध्ये जाईल; प्रतिनिधी हे दुसर्‍यासाठी – ते आश्चर्यकारक आहे कारण नंतर ते त्यासह क्रॅक करू शकतात; आणि सर्वात आश्चर्यकारक गोष्ट आहे हटवित आहे ज्या गोष्टी आपल्याला आवश्यक नसतात, आपण आधीपासून केले आहे, जे यापुढे संबंधित नाहीत – ते सरळ डब्यात जाऊ शकतात. ”

इनबॉक्स शून्य – परंतु वेड घेऊ नका

ब्रायसन म्हणतात, “मी आव्हान आणि विचार करण्याच्या उत्साहाने प्रेरित आहे, ‘आजचा दिवस मी इनबॉक्स शून्य गाठतो’,” ब्रायसन म्हणतात. “मी कधीच करत नाही, परंतु मला वाटते की हे प्रयत्न करण्याच्या उत्कटतेबद्दल आहे.”

“इनबॉक्स झिरो हा काम करण्याचा उत्तम मार्ग आहे,” असे सायमन ऑलफोर्डचे वैयक्तिक सहाय्यक आणि ऑलफोर्ड हॉल मोनाघन मॉरिसचे सह-संस्थापक सेंट अल्बन्सचे जेस शाखा म्हणतात. “विशेषत: माझ्या जॉबशेअर, जॉर्जियाबरोबर काम करणे. आम्ही आमच्या वर्कलोडचा कार्य करण्याचा प्रयत्न करीत असताना आम्ही हे अगदी स्पष्ट गेज म्हणून वापरतो. आम्ही आमच्या सर्व ईमेलचे वर्गीकरण करतो: रेड हा एक ईमेल आहे ज्यास कृती करणे आवश्यक आहे, ग्रीन हे उत्तराची प्रतीक्षा करीत आहे. म्हणून हे मुळात आपला इनबॉक्स टू-डू लिस्ट म्हणून वापरण्याचा प्रयत्न करीत आहे जेणेकरून आपण गेमच्या पुढे जाण्याचा प्रयत्न करीत आहात.

करण्याच्या कामांना प्राधान्य आहे

“मी एक मोठी यादी-निर्माता आहे,” एक्पेनयॉंग म्हणतात. “मी वापरतो आसन अ‍ॅप, एक प्रकल्प- आणि कार्य-व्यवस्थापन प्रणाली. परंतु काहीवेळा फक्त एक पेन आणि पॅड पकडणे आणि आपल्या तीन शीर्ष प्राधान्यक्रमांचे लिखाण करणे जलद होते कारण कधीकधी, जेव्हा आपण खरोखर व्यस्त असता तेव्हा ‘मी सामना करू शकत नाही’ असा विचार करणे खरोखर सोपे असते. म्हणूनच मी ‘मस्ट-डू’ यादीची शपथ घेतो, जो माझ्या करण्याच्या कामांपेक्षा वेगळा आहे. आपल्याला माहित असलेल्या या गोष्टी अतिशय गंभीर आहेत आणि त्या दिवशी पूर्णपणे घडल्या पाहिजेत. दुसरे काहीही बोनस आहे. ”

आपण पूर्ण केलेल्या प्रत्येक गोष्टीची “टीए-डीए यादी” ठेवण्याचीही तिने शिफारस केली आहे: “हे आपल्याला कर्तृत्वाची एक चांगली भावना देते, जे आपल्याला आपल्या उर्वरित करण्याच्या बाकीच्या गोष्टींबरोबर पुढे जाणे आवश्यक असते.”

नेहमी नोट्स बनवा

“माझ्या फोनवरील नोट्स अॅप माझा तारणहार आहे,” अ‍ॅबर्डीनमधील आभासी सहाय्यक शॅनिस रॉबर्टसन म्हणतात. “मी काही अॅप्स वापरुन पाहिल्या आहेत परंतु प्रामाणिकपणे, माझ्या फोनवरील माझ्या नोटबुक आणि नोट्स अॅप दरम्यान, मला वाटते की जुने-शाळा हा एक उत्तम मार्ग आहे.”

हॉपगूड जोडते: “माझ्याकडे फक्त यादृच्छिक गोष्टींच्या बेडवर 3am ब्रेन-डंप नोटबुक आहे.” कामावर, तिला तिच्या डोंगरावर एक पेन आहे “जेव्हा तुम्ही माशीवर असता तेव्हा तुम्ही मीटिंगला जात आहात आणि कोणीतरी तुम्हाला थांबवतो. माझ्याबरोबर माझ्याबरोबर एक लहान नोटबुक आहे जे माझ्या खिशात बसते जेणेकरून मी त्वरीत काहीतरी लिहून काढू शकेन.”

ब्रायसन सहमत आहे, “नेहमीच लिहा.” जेव्हा तो कार्यकारी कार्यकारी त्याला कॉल करतो, तेव्हा तो एक पॅड पकडतो, “कारण, जेव्हा तुम्ही तुमच्या डेस्कवर परत येता तेव्हा तुम्ही जे काही करण्यास सांगितले आहे ते तुम्ही विसरलात. आपला मेंदू कल्पनांसाठी अधिक आहे आणि स्टोरेजसाठी नाही.”

एआयला मदत करण्यासाठी मार्ग शोधा

शाखा म्हणतात, “मी मला सामान करायला सांगण्यासाठी एआय वापरतो. “जेव्हा मी दुसर्‍या दिवसासाठी माझे पॅक केलेले जेवण बनवितो, तेव्हा मी म्हणेन, ‘अलेक्सा, सकाळी 7.20 वाजता गजर सेट करा. म्हणून मी आजूबाजूला धावत असताना, माझ्या मुलींना घराबाहेर काढत असताना, अलेक्सा म्हणेल, ‘तुमचे जेवण घेण्यास विसरू नका.’ कधीकधी मी जाईन [Microsoft’s AI assistant] कोपिलोट, आणि म्हणा, ‘मला ईमेल लिहिण्याची गरज आहे. यात हे आणि हे समाविष्ट करणे आवश्यक आहे. मी हे कसे करावे? ‘ आणि मी फक्त तथ्ये ठेवतो, आणि मग ते एक वाक्प्रचार ईमेल लिहितो ज्यामुळे मला 10 मिनिटे लागतील. ”

रॉबर्टसन म्हणतात, “जर तुम्हाला भारावून गेले असेल तर तुम्ही हे करू शकता चॅटजीपीटी मध्ये ठेवा, ‘उद्या, मला हे करायला मिळाले आहे; आपण माझ्यासाठी योजना आखू शकता? ते 15 मिनिटांच्या गोलमध्ये खंडित करा ‘आणि मग तुम्हाला दुसर्‍या दिवसाबद्दल चांगले वाटेल. “

मागील वृत्तपत्राची जाहिरात वगळा

हॉपगुड म्हणतात, “कोपिलोट आणि चॅटजीपीटी ही भव्य वेळ वाचविणारी साधने आहेत. “आपण एक अहवाल प्रविष्ट करू शकता आणि 80 स्लाइड्सचा पॉवरपॉईंट विचारू शकता. आपण एक दस्तऐवज ठेवू शकता आणि काही सेकंदातच आपल्याकडे खरोखर अचूक सारांश आहे ज्याने आपल्याला दोन तास लागतील. मी माझ्या बॉसला विनोद करतो, ‘तुला यापुढे मला गरज नाही.’ परंतु आम्हाला अद्याप आपल्या फायद्यासाठी एआय वापरण्याची गरज आहे. ”

फोन निवडा

“कधीकधी मी दुसरे डूडल पोल भरण्यापेक्षा माझ्या डोळ्यात पिन चिकटवून ठेवतो [to agree a time for a meeting]”शाखा म्हणते.“ मी इतर कंपन्यांमध्ये पीएएसशी व्यवहार करत असल्यास, फक्त फोन उचलणे खूप सोपे आहे. ”

वैकल्पिकरित्या, व्हॉईस नोट पाठवा, रॉबर्टसन म्हणतो: “जर मी एखाद्या कार्याच्या मध्यभागी असेल आणि मला आठवत असेल तर मला क्लायंटला काहीतरी सांगण्याची गरज आहे, तर मी द्रुतपणे व्हॉईस नोट करेन – रेकॉर्डिंग करताना आपण कार्य करू शकता.”

विलंब थांबविण्यासाठी स्वत: ला पाच सेकंद द्या

रॉबर्टसन अमेरिकन लेखक मेल रॉबिन्सच्या पाच-सेकंदाच्या नियमांची चाहता आहे: “ती अंथरुणावर पडली होती आणि आदल्या रात्री टीव्हीवर रॉकेट दिसली होती, अंतराळात शूटिंग केली होती, म्हणून विचार केला, ‘मी 54321 मोजणार आहे आणि नंतर स्वत: ला रॉकेटप्रमाणे लाँच करणार आहे.’

“जर मला माझ्या फोनवर स्क्रोल होत आहे किंवा मी एखादे कार्य करण्याचा विचार करत असेल तर मी स्वत: ला ‘54321’ म्हणतो आणि मी ते फक्त करतो.”

आपला फोन दूर ठेवण्याचा प्रयत्न करा. छायाचित्र: मॉडेलद्वारे पोस्ट केलेले; एलेनालेऑनोवा/गेटी प्रतिमा

आपल्याला काहीतरी पूर्ण करण्याची आवश्यकता असल्यास, लपवा

हॉपगुड म्हणतात, “मला विचलित होणे आवडते, म्हणून मी ‘रणनीतिकखेळ लपवण्याचे’ नावाचे काम करतो जिथे माझ्याकडे काहीतरी करण्याची गरज भासली तर मी माझे डेस्क सोडतो. मी एका व्यक्तीला सांगतो की मी जिथे जात आहे. वन आणि, जर आपल्याकडे एखादी नोकरी असेल तर आपण एक तासात ठेवले आणि ते वाढते [virtual] झाडे. आपण आपला फोन उचलल्यास आणि इन्स्टाग्राम किंवा कशावर तरी गेलात तर आपली सर्व झाडे मरतात. आठवड्याच्या शेवटी, आपण किती झाडे वाढवली हे आपण पाहू शकता. ”

चुका पर्यंत मालकीचे

अपरिहार्यपणे, अगदी सर्वात संघटित लोक देखील कधीकधी गोष्टी विसरतात आणि प्रशासक सहाय्यक सर्व सहमत आहेत की आपण यावर काही दृष्टीकोन बाळगला पाहिजे. “जर तुम्ही ईमेलमध्ये चुकीचा दुवा ठेवला तर पाच वर्षांनंतर कोणीतरी अजूनही त्याबद्दल बोलत आहे? नाही, नाही. “कधीकधी गोष्टी चुकीच्या होतात आणि ते ठीक आहे, कारण मी परिपूर्ण नाही.”

हॉपगुड म्हणतात, “चुकांपर्यंत मालकीचे आहे.” “फक्त आपले हात वर ठेवा आणि म्हणा, ‘मी गोंधळ उडाला. मी ते करणे विसरलो. हे योग्य ठेवण्यासाठी मी हे केले आहे.’ परंतु फक्त आपली चूक मालकीची आहे.

ब्रायसन म्हणतात, “परिपूर्णतेसारखी कोणतीही गोष्ट नाही. “जेव्हा आपण चुका करतो तेव्हा आपल्याला असा विचार करावा लागतो, ‘मी हे पुन्हा कधीही करणार नाही, कारण त्या चुकांमुळे मला ही भावना आठवते.’ आम्ही त्यांच्याकडून शिकतो, ही एक चांगली गोष्ट आहे. ”

कधी स्विच बंद करावे ते शिका

“जेव्हा मी सुट्टीवर जातो तेव्हा मी माझ्या फोनवरून संघ हटवितो,” शाखा म्हणतात. “मला काहीही जाणून घेण्याचे कोणतेही कारण नाही. मला माझ्या नोकरीची खूप उत्कटतेने काळजी आहे, परंतु ते जीवन किंवा मृत्यू नाही.” कामकाजाच्या दिवशी, ती म्हणते, “आपण उभे राहून फिरत आहात, फोटोकॉपीयरला किंवा जे काही घसरत आहात आणि ब्रेक घेत आहात याची खात्री करुन घ्या. कधीकधी, जर आपल्याकडे भार आणि भार असेल तर असे वाटते की आपण जे काही केले पाहिजे ते पूर्ण होईपर्यंत आपल्या डेस्कवर बसणे आवश्यक आहे.

ब्रायसन म्हणतो, “तुम्हाला फक्त स्विच बंद करावे लागेल. “बर्नआउटच्या परिणामी लोकांनी एक महिना सुट्टी घेतल्याचे ऐकले आहे, कारण रात्री 8 वाजता काही संदेश आहेत की नाही हे पाहण्यासाठी ते नेहमीच त्यांच्या मोबाइलवर पोहोचतात. माझे एक कुटुंब आहे आणि माझे जीवन मला लक्ष केंद्रित करण्यास सक्षम आहे. आपल्या मानसिक आरोग्याचे रक्षण करण्यासाठी आपल्याला सीमा तयार कराव्या लागतील.”


Source link

Related Articles

प्रतिक्रिया व्यक्त करा

आपला ई-मेल अड्रेस प्रकाशित केला जाणार नाही. आवश्यक फील्डस् * मार्क केले आहेत

Back to top button